В данном кейсе рассматривается вопрос внедрения экстрактора данных в компании «Находка», рассказывается о проблемах, связанных со сбором и обработкой информации, и о том, как экстрактор может помочь в решении этих проблем.
Компания «Находка» («Табыш») представляет собой группу, в которую входят торговая сеть, IT-подразделение и другие организации, включая РЦ. Помимо этих крупных компаний, есть и небольшие, занимающиеся внешнеэкономической и внутренней коммуникацией.
Основной вид деятельности компании — розничная продажа товаров.
В её распоряжении 370 магазинов разного формата, включая дискаунты.
"В компании была своя аналитическая база данных, которая собиралась из различных источников, включая базы подрядчиков и ERP-системы. Одной из основных сложностей была работа с данными из 1С". - делится с нами Ирина Минлибаева - product manager в команде аналитиков компании "Находка"
Покорение 1С и создание мощной аналитической базы данных для компании.
Когда в 2023 году в компанию пришла Ирина, она столкнулась с тем, что бизнес предъявлял запросы на получение информации, но у компании не было необходимых компетенций для самостоятельной работы с 1С.
Единственным способом получения данных было обращение к разработчикам 1С. Они выгружали данные через веб-сервис и затем передавали их специалистам. Этот процесс был неудобным и очень затратным по времени.
От ручной обработки данных к автоматизации: компания расширяет функционал 1С под специфику своего бизнеса.
У компании несколько баз данных. Основная база данных, где установлен экстрактор, содержит 6 баз данных ЗУП. В настоящее время запускается новая база данных 1С: УАТ (управление автотранспортом), и в будущем планируется запустить еще одну базу данных, пока не уточняется, какую именно.В целом работа с 1С велась больше для решения вопросов пользователей. Это выгрузка аналитики и обработка данных в Excel, чтобы затем представить их в готовом виде для рабочей сферы.
Универсальные отчеты, которые есть в 1С, не всегда подходят для бизнеса, поскольку они заточены под бухгалтерский учет, но не учитывают специфику бизнеса. Это вызывает определенные сложности, так как руководство может требовать представления данных в другом формате.
Автоматизация под бизнес требует финансовых затрат и времени. В основном, приходилось работать вручную.
От случайной встречи к стратегическому партнёрству.
К идее покупки компания "Находка" пришла через онлайн-презентацию. Когда Ирина с коллегами случайно попала на презентацию, им стало интересно, и они решили посетить её. Им понравилось то, что они там услышали и увидели на демонстрации.
Позже клиенту предложили включить это решение в пакет услуг. Они согласились, так как это показалось выгодным. В рамках этого события, после контакта с Денвик Аналитика, и доступом к демонстрации, компании предложили установить Экстрактор, что стало их первым опытом работы с данной технологией.
Когда поступило предложение, Ирина сначала обсудила его со своими коллегами из 1С. Все они поддержали идею, так как провели анализ и выяснили, что экстрактор является одним из лицензионных решений для 1С.
Другие варианты, по их мнению, были менее подходящими с точки зрения соблюдения лицензионных требований. Этот критерий, вероятно, стал одним из самых важных при принятии решения, чтобы избежать возможных конфликтов с 1С.
«Проблема учёта стажа сотрудников: как компания нашла выход и автоматизировала сбор и обработку данных».
Один из самых сложных вопросов, с которыми сталкивались сотрудники, касался расчета непрерывного стажа.
Также возникали ситуации, когда по определенным причинам сотрудник увольнялся из одной компании и сразу же устраивался в другую.
Важно было, чтобы такие переходы не влияли на расчет непрерывного стажа. Это был непростой случай, так как данные о сотрудниках могли быть неполными и неточными.
Одни вели кадровый учет правильно, другие — с ошибками.
Для решения проблемы был использован веб-сервис. Но внедрение экстрактора позволило автоматизировать процесс сбора и обработки данных, повысив его эффективность и точность.
От проблем с данными в 1С к первому продукту
В декабре с переходом на январь был установлен экстрактор, которым активно начали пользоваться в июне. Первый продукт, который удалось собрать, появился ближе к августу. Это было связано с тем, что на начальном этапе возникли сложности с изучением структуры данных, таблиц и способов доступа к 1С.Впоследствии пришлось инициировать доработки в мастер-данных в самой системе 1С, так как стало понятно, что невозможно объединить данные из 1С и ERP в одном формате. Были выявлены нюансы интеграции, и по тем каналам, через которые данные по ERP поступали в систему, не удавалось получить доступ к нужной информации.
«Из рутины в эффективность: автоматизация сбора данных помогает быстрее создать отчёт по персоналу».
В процессе работы над отчетом по персоналу возникла необходимость дождаться данных от одного из подрядчиков.
Этот момент задерживал завершение отчета, но его автоматизация значительно упрощает работу.
До внедрения, один сотрудник вручную собирал данные из различных источников, что требовало времени и усилий.
Автоматизация этого процесса позволила освободить рабочий день для руководителя подбора персонала и руководителя отдела персонала.
«Проект по страхованию поставщиков: компания «Находка» на страже интересов бизнеса».
Ранее в компании «Находка» сталкивались с необходимостью создания проекта и его анализа перед началом работы в продуктивной среде.Наличие возможности быстро перенести уже подготовленный проект в библиотеку продуктивной среды значительно упростило рабочий процесс.
Недавно в компании стартовал проект по страхованию поставщиков.
На данный момент система легко обрабатывает данные о договоренностях с поставщиками, которые вводят закупщики.
Проект включает контроль за актуальностью информации и меры в случае нарушения поставщиками уровня сервиса, будь то по количеству, срокам доставки или качеству.
«Система, напоминающая классику: как внедрение нового продукта упростило работу компании».
Было подчеркнуто удовлетворение классическим дизайном интерфейса, который напоминает интерфейс 1C.Клиент отметил, что внедрение новой системы упростило работу.
Теперь не нужно заниматься сезонной выгрузкой данных, так как она может самостоятельно выполнить эту задачу.
Это ускоряет процесс, поскольку время является ценным ресурсом, и чем быстрее данные будут выгружены, тем лучше.
Сейчас гораздо оперативнее и актуальнее отслеживается появление новых данных о выгрузке в определённых таблицах, чтобы быть в курсе изменений.
«Внимание к мелочам: компания готовит отчёт для сотрудников».
В настоящее время осуществляется подготовка отчета для персонала.Это включает сбор информации из различных баз данных, чтобы представить её в одном месте.
В отчете отражены такие данные, как общее количество сотрудников компании, процент текучести кадров и расчет нагрузки на штатное расписание и магазины.
Нагрузка в дальнейшем будет оцениваться на основе показателей товарооборота и грузооборота. Это поможет в работе по удержанию персонала.
«Почему экстрактор данных стал ключевым инструментом для компании: история успеха».
Для компании функционал Экстрактора оказался крайне полезным, поскольку спрос на выгрузку данных постоянно растет.Бизнес предъявляет множество запросов, и сейчас уже можно предложить клиентам решения на базе 1С. Однако необходимо учитывать, что ранее были решены многие задачи, связанные с сортировкой накопившихся данных.
Функциональность инструмента не ограничивается только построением аналитики. Он также участвует в других проектах, где могут потребоваться данные из 1С. Этот функционал охватывает различные направления, включая подготовку к крупным проектам и непосредственное участие в них. Кроме того, он включает проверку актуальности мастер-данных.
На данный момент над проектом работают три специалиста, непосредственно взаимодействующих с экстрактором.