План-фактный анализ в Excel: зачем нужен и как выполнять анализ отклонений

Основные особенности план-фактного анализа

План-фактный анализ — это способ сравнить реальные показатели работы компании (например, финансовые или производственные) с теми, что были запланированы. Он позволяет оценить эффективность, выявить слабые места и вовремя принять меры. Данный вид анализа тесно связан с план-факторным, который помогает выявить конкретные факторы, влияющие на отклонения от прогнозируемых значений.

Этот инструмент важен для всех, кто управляет бизнесом — от руководителей до финансовых менеджеров. Результаты план-фактного анализа можно оформить в Excel в виде таблиц, диаграмм или гистограмм.

Он помогает:

• контролировать выполнение поставленных задач;
• выявлять отклонения;
• принимать своевременные меры для достижения поставленных целей. 

Когда руководитель замечает, что к середине периода запасы заканчиваются, а заказов много, он может скорректировать объём закупок продукции. Это дает возможность повысить плановые показатели. Такой контроль также полезен при планировании расходов на открытие новых точек.

Отчетом в виде сметы и графика с датами можем представить расходы на открытие план/факт выполнения.  

Работа с инструментом требует предварительной подготовки. Основной этап - выявление параметров, подлежащих детальному контролю:

Чем план-факторный анализ отличается от план-фактного?

План-фактный анализ — это методика сравнения плановых показателей с фактическими за период и поиска причин расхождений. Его цель — найти причины всех расхождений.

План-факторный анализ — это поиск факторов, которые влияют на результаты работы компании. Последний проводится раз в год или в несколько лет, поскольку он требует много времени и данных. Он позволяет разложить общее отклонение на составляющие и оценить влияние каждого фактора количественно.

Например, при оценке выручки можно определить, как на итоговый результат повлияли изменения цены, объема продаж и ассортимента. Такой подход помогает выявить ключевые драйверы бизнеса и сосредоточить усилия на наиболее значимых факторах.

План-факторный анализ включает:

• метод цепных подстановок
• метод абсолютных разниц
• метод относительных разниц
• интегральный метод

План-фактный анализ бюджета

План-фактный анализ бюджета — это сопоставление запланированных и фактически потраченных или полученных средств по всем статьям бюджета компании за определенный период. Это ключевой инструмент финансового контроля, который показывает, насколько точно организация следует своему финансовому плану. План-фактный контроль обеспечивает непрерывный мониторинг финансовых показателей и своевременное выявление отклонений.

Оценка охватывает все основные направления бюджета. По доходной части сравнивают запланированную и фактическую выручку от продаж, доходы от инвестиций, прочие поступления. По расходной части анализируют затраты на персонал, аренду, сырье и материалы, маркетинг, административные расходы, капитальные вложения и другие статьи.

Процесс начинается с извлечения данных из учетных систем о фактических доходах и расходах. Затем эти цифры сравнивают с утвержденным бюджетом, рассчитывают абсолютные и относительные отклонения. Эффективный план-фактный анализ предполагает установление контрольных точек и пороговых значений отклонений, при превышении которых требуется немедленное вмешательство руководства. Важно понимать причины расхождений — изменились ли внешние условия, была ли неточность в планировании, или возникли проблемы в управлении.

Например, если расходы на маркетинг превысили расчетное значение на 30%, а продажи выросли только на 10%, это может сигнализировать о неэффективности рекламных кампаний. Или если экономия на операционных расходах составила 15%, но при этом снизилось качество продукции, такая экономия может оказаться вредной для бизнеса.

Результаты сравнения помогают руководству понять финансовое состояние компании, выявить проблемные зоны и оптимизировать распределение ресурсов. На основе этих данных корректируют текущие планы и составляют более точные бюджеты на следующие периоды. Регулярный план-фактный анализ бюджета особенно важен для крупных компаний с множеством подразделений и сложной структурой расходов.

План-фактный анализ продаж

План-фактный анализ продаж — это сравнение запланированных показателей продаж с реально достигнутыми результатами за определенный период. Этот инструмент помогает понять, насколько успешно компания выполняет свои коммерческие планы и где возникают проблемы.

В рамках такого контроля обычно сравнивают несколько ключевых показателей. Прежде всего, это объем продаж в денежном выражении — сколько планировали заработать и сколько заработали на самом деле. Также анализируют количество проданных товаров или услуг, средний чек, количество новых клиентов и показатели по отдельным товарным группам или регионам. Детализированное план-фактное сравнение по каждому из этих показателей дает полную картину эффективности работы отдела продаж.

Процесс начинается со сбора фактических данных о продажах из учетных систем компании. Затем эти данные сопоставляются с плановыми показателями, которые были установлены в начале периода. Важно не просто зафиксировать отклонения, но и выяснить их причины — возможно, изменилась ситуация на рынке, появились новые конкуренты, или отдел продаж работал неэффективно.

Результаты показывают руководству, какие направления работают хорошо, а где нужны улучшения. Например, если план по объему продаж выполнен на 80%, но при этом средний чек увеличился на 15%, это может означать, что компания успешно повысила стоимость своих товаров, но потеряла часть клиентов. Такая информация помогает корректировать стратегию и оперативно принимать управленческие решения.

Регулярный план-фактный анализ продаж позволяет не только контролировать текущую ситуацию, но и делать более точные прогнозы на будущие периоды, основываясь на реальных данных о работе компании. Систематическое план-фактное сравнение формирует базу исторических данных, которая повышает точность планирования и прогнозирования.

Таблица план-фактного анализа продаж в Excel

Excel – это удобный инструмент для проведения план-фактного анализа. Как его рассчитать? Для начала необходимо создать таблицу, в которой будут отображаться запланированные и фактические показатели.

Для проведения план-факторного анализа в Excel можно создать дополнительные столбцы, где будет рассчитываться влияние каждого фактора отдельно. Это позволит не только увидеть общее отклонение, но и понять, какие именно изменения привели к данному результату.

Для удобства можно использовать графики и диаграммы, которые помогут визуализировать данные и выявить отклонения. Для этого необходимо выбрать данные, которые нужно отобразить на графике, нажать на кнопку «Вставка» и выбрать нужный тип графика. Чаще всего, есть простая таблица учета продукции, выгруженная из товароучетной системы 1С:

И данные для отдела продаж с динамикой в прибыли, штуках и объемах.

Чтобы получить понятную аналитику из такого большого объема информации потребуется подготовиться и выполнить ряд действий. 

1. Добавляем таблицы-справочники, которые будут объединять наши массивы данных.

2. Составляем динамические таблицы. Для этого выделяем диапазон данных, форматируем название (галочка “Таблица с заголовками”) и в разделе “Конструктор” пишет понятное название для анализа (таблПродажи,таблПроизводство)

1. Используем инструменты Excel связанные таблицы или модель данных.

1. Связываем наши таблицы и составляем сводную таблицу на основе имеющихся данных. 

1. Настраиваем строки, столбцы и значения по тем категориям, по которым важен анализ (товар, город, сумма).

2. В Excel можно использовать функции для расчета отклонений и процентных изменений. Задаем меру и ориентир подсчета специальными функциями и формулами. Например, функция «СУММ» позволяет посчитать сумму всех значений в столбце, а функция «ПРОЦЕНТ» – процентное изменение между двумя значениями. Для план-факторного анализа можно создать формулы, которые будут автоматически рассчитывать влияние каждого фактора методом цепных подстановок или абсолютных разниц.

3. В итоге вы получаете хорошо оформленный файл. В нем очень легко переключаться между разделами и категориями.
   
   

Вы можете использовать функцию фильтрации для быстрого поиска. А для обобщения информации по разным параметрам подойдут сводные таблицы.

План-фактный анализ — это важный инструмент управления, помогающий контролировать выполнение планируемых показателей. Он выявляет слабые места в продажах, расходах или бюджете. План-факторный анализ дополняет эту картину, позволяя не только найти отклонения, но и точно определить их источники для принятия обоснованных управленческих решений.

Excel — многофункциональный инструмент, но работать с большим объемом информации удобнее в системах BI-аналитики. Эти программы позволяют за минуты выгрузить данные из нескольких источников (например, 1С и Б24), построить нужные отчеты и показать отклонения на графике. План-фактный анализ в таких системах становится более оперативным и точным.

Система бизнес-аналитики Yandex Dadalens - это бесплатный сервис, к которому можно подключить разные источники данных, объединив их в одном хранилище. Такой подход к работе позволяет получать владельцу бизнеса более полную картину о развитии, так как он видит не только выгруженные отчеты 1С, но и может их дополнить данными CRM, сайта и других источников. Если вам интересно внедрение Datalens в своей компании, оставляйте заявку.

Оставить заявку