План-фактный анализ в Excel: зачем нужен и как выполнять анализ отклонений

Основные особенности план–фактного анализа

План-фактный анализ – это методика сравнения фактических показателей деятельности компании (финансовых, производственных) с заранее запланированными показателями. Он позволяет оценить эффективность работы компании, выявить проблемные места и принять меры по их устранению. 

Этот инструмент анализа показателей важен для всех, кто занимается управлением бизнесом – начиная от руководителей и заканчивая финансовыми менеджерами. 

Результаты анализа в Excel могут быть сформированы по разному: в виде таблицы, диаграмм или гистограмм. Он помогает:

Таким образом, если руководитель компании видит, что к середине периода товарных остатков мало, план почти выполнен, а заказов много - есть возможность скорректировать план закупок продукции и увеличить планы. Еще, такой анализ подходит для учета средств на открытие склада или магазина. Отчетом в виде сметы и графика с датами  можем представить расходы на открытие план/факт выполнения. 

Чтобы воспользоваться таким инструментом бизнеса необходимо разработать план, определив важные параметры, которые необходимо проанализировать:

Затем необходимо собрать данные о фактических показателях и сравнить их с запланированными. Если отклонения есть, то следует выяснить причины и принять меры для устранения проблем.

Выполнение план-фактного анализа в Excel

Excel – это удобный инструмент для проведения план-фактного анализа. Для начала необходимо создать таблицу, в которой будут отображаться запланированные и фактические показатели.

Для удобства можно использовать графики и диаграммы, которые помогут визуализировать данные и выявить отклонения. Для этого необходимо выбрать данные, которые нужно отобразить на графике, нажать на кнопку «Вставка» и выбрать нужный тип графика. Чаще всего, есть простая таблица учета продукции, выгруженная из товароучетной системы 1С:

И данные для отдела продаж с динамикой в прибыли, штуках и объемах.

Для удобства можно использовать графики и диаграммы, которые помогут визуализировать данные и выявить отклонения. Для этого необходимо выбрать данные, которые нужно отобразить на графике, нажать на кнопку «Вставка» и выбрать нужный тип графика.

Чтобы получить понятную аналитику из такого большого объема информации потребуется подготовиться и выполнить ряд действий. 

1. Добавляем таблицы-справочники, которые будут объединять наши массивы данных.

2. Составляем динамические таблицы. Для этого выделяем диапазон данных, форматируем название (галочка “Таблица с заголовками”) и в разделе “Конструктор” пишет понятное название для анализа (таблПродажи,таблПроизводство)

1. Используем инструменты Excel связанные таблицы или модель данных.

1. Связываем наши таблицы и составляем сводную таблицу на основе имеющихся данных. 

1. Настраиваем строки, столбцы и значения по тем категориям, по которым важен анализ (товар, город, сумма).

2. В Excel можно использовать функции для расчета отклонений и процентных изменений. Задаем меру и ориентир подсчета специальными функциями и формулами. Например, функция «СУММ» позволяет посчитать сумму всех значений в столбце, а функция «ПРОЦЕНТ» – процентное изменение между двумя значениями. 

3. В итоге получаем красивый файл с легким переключением по разделам и категориям.  
   
   

Также можно использовать фильтры, чтобы быстро находить нужные данные, и сводные таблицы, которые позволяют агрегировать данные по различным параметрам.

План-фактный анализ – это важный инструмент управления бизнесом, который помогает контролировать выполнение плана и выявлять проблемные места. С его помощью можно проводить план-факт анализ продаж, расходов или исполнения бюджета. Excel - многофункциональный инструмент для анализа данных, но работать с большими объемами информации быстрее и удобнее в системах BI-аналитики. Такие программы позволяют в считанные минуты выгрузить данные сразу из нескольких источников (например, 1С и Б24), построить необходимые отчеты и выявить отклонения на графике.

Система бизнес-аналитики Yandex Dadalens - это бесплатный сервис, к которому можно подключить разные источники данных, объединив их в одном хранилище. Такой подход к работе позволяет получать владельцу бизнеса более полную картину о развитии, так как он видит не только выгруженные отчеты 1С, но и может их дополнить данными CRM, сайта и других источников. Если вам интересно внедрение Datalens в своей компании, оставляйте заявку.