Назад
Автоматизация бизнес-процессов меняет работу финансового директора. Кейс компании "Progressive Media (PM)"
"Ручной консолидации и формированию отчетов - НЕТ". Переход от истоков к эффективным, автоматизированным решениям
Беребин Алексей является владельцем и финансовым директором компании
ООО "ПРОГРЕССИВ МЕДИА ДЕВЕЛОПМЕНТ". В его обязанности входит подготовка управленческой отчетности, анализ финансового состояния, расчет рентабельности, непосредственно управление и другие аспекты управленческого учета.
Как специалист высокого уровня и как владелец компании, Алексей поделился с нами информацией, полученной из "глубин" этого интересного, яркого бизнеса.
Progressive Media (PM) — это digital-интегратор с более чем 16-летним опытом. Компания специализируется на создании масштабных проектов для крупных российских и международных холдингов.
В распределённых командах PM работает свыше 200 IT-специалистов и партнёров. Они активно участвуют в реализации проектов для клиентов компании.
Компания активно развивает бизнес в четырех ключевых направлениях:
— Веб-разработка и корпоративные внедрения.
— Бизнес-аналитика и системы мониторинга.
— Техническая поддержка.
— Performance-маркетинг.
Компания PM специализируется на широком спектре технологий и обладает высокой компетенцией в области «1С-Битрикс».
Компания входит в пятерку ведущих партнеров, имеющих наибольшее количество аттестованных разработчиков.
Компания PM известна своими успешными проектами, которые регулярно удостаиваются наград на отраслевых конкурсах. Среди них — «Рейтинг Рунета», «Золотой сайт», Wadline Awards и Tagline Awards.
Компания PM достигла высшего грейда A+ в специализации «Веб-разработка полного цикла» благодаря успешной сертификации от Ruward.
РМ также является резидентом особой экономической зоны «Дубна» и участником клуба РАЭК Digital кластера.
В компании работал механизм, где использовались Google Документы и две базы данных 1С. Данные вручную переносились из 1С в Google Документы, где производились необходимые расчеты и формировались итоговые отчеты. Также клиент самостоятельно занимался консолидацией данных.
Основная проблема, с которой столкнулись в "PM", заключалась в том, что приходилось вручную выполнять консолидацию с помощью технологии IMS. Это и стало причиной, по которой в компании решили перейти к использованию нового решения.
В компании внедрена система Apache SuperSet, которая ранее использовалась не для консолидации отчетности, а для внутренних производственных задач. С появлением возможности выгрузки данных через 1С, этот инструмент стали применять для формирования отчетов по управляющей системе.
Как нам рассказал Алексей:
"Я всегда занимался финансовыми отчётами и моя задача заключалась в предоставлении этих данных себе и другим собственникам компании для принятия обоснованных решений. Ранее я выполнял всю работу вручную, но со временем это стало надоедать и отнимать титанически большое количество, и я начал искать способы автоматизации процесса получения данных из 1С. Инициатором идеи стал я сам, поскольку хотел избавиться от рутины".
Клиент одновременно является и бизнес-заказчиком, и тем, кто инициировал этот проект, что позволяет ему полностью контролировать процесс.
Аналитику используют только собственники. Они применяют базовые отчеты о прибылях и убытках (P&L). Это основной расчет, которым пользуются, так как движение денежных средств пока не реализовано полностью.
P&L-отчет помогает собственникам ежеквартально анализировать ситуацию с дивидендами. С его помощью они определяют, сколько средств можно выплатить и сколько реинвестировать. Также аналитикой пользуются руководители проектных офисов.
Другие отчеты связаны с неоплаченными счетами. Они содержат информацию о проектах и проектных офисах.
В компании менеджеры распределены по проектным офисам, каждый из которых возглавляет собственный руководитель. На ежемесячных совещаниях руководитель ориентируется на суммы из актов отгрузки.
Сейчас компания работает над улучшением этих отчетов. На данный момент доступна информация только о начисленной выручке по клиентским проектам. Основная цель — включить в отчеты показатели рентабельности. Важно не только количество полученных средств, но и то, что остается после всех расходов. Это необходимо для эффективного управления проектами и офисными командами.
В процессе внедрения продукта компания столкнулась с рядом сложностей. Одной из основных проблем стало отсутствие специалистов, знакомых с программой 1С. Это затруднило работу с данными, так как не было понимания, какие именно данные нужно извлекать и как их правильно визуализировать.
Сотрудники компании столкнулись с необходимостью самостоятельно разбираться в структуре 1С. Они отмечали, что программа предоставляет множество отчетов и данных, но не всегда понятно, где именно хранятся нужные сведения. Например, при работе с банковскими счетами и выписками возникало затруднение в понимании, как именно выгрузить данные для использования в других системах
Клиент рассказал, что в начале было сложно разобраться, так как обычно никто не читает инструкции. Однако у них есть памятки и инструкции с большим количеством информации. Если пробовать разобраться самостоятельно, то может быть сложновато. Но с помощью технической поддержки они справились. С тех пор он добавил много справочников и теперь работает без проблем.
В целом клиент затруднился ответить на вопрос удобства, так как он сам технический специалист и ранее занимался программированием.
В ходе интервью интервьюер задал вопрос о том, что респонденту больше всего понравилось в Экстрактор. Он также поинтересовался, есть ли какие-то конкретные функции, которые тот считает особенно полезными. Интервьюер предположил, что это связано с задачами, с которыми сталкивался респондент.
Респондент ответил, что ему часто приходится использовать функцию выгрузки данных. Он рассказал, что однажды выбрал нужные справочники для выгрузки и настроил параметры. Теперь, когда ему нужно что-то выгрузить, он просто запускает приложение, переходит к списку проектов, открывает нужный и нажимает кнопку «Выгрузить данные» или «Выполнить проект».
В ходе интервью был задан вопрос о том, воспользовались ли специалисты поддержкой и консультациями при внедрении системы. Собеседник рассказал о проблеме с выгрузкой данных из одной базы, которая возникла до покупки продукта.
По словам собеседника, у компании есть базы данных в России и Узбекистане, но данные из Узбекистана не выгружались из-за проблем на уровне соединения. После переноса ClickHouse на другой сервис, физически расположенный в другом месте, выгрузка данных стала осуществляться без проблем. В этот период поддержка также оказывала помощь и давала рекомендации.
Ключевым фактором в решении о покупке программного продукта стало отсутствие альтернативных решений. Клиент активно искал подходящие варианты, но не смог найти подходящего.
«Меньше кликов — больше результата: как упростить рабочие процессы»Много лет назад я задался вопросом, как перенести данные из системы 1С выгружать. Мы сотрудничали с некоторыми компаниями, но получили непонятный программный код, который не работал должным образом.
Когда появилась вторая база данных 1С, задача консолидации данных стала особенно актуальной. Работы прибавилось в два раза: нужно было заходить в одну базу данных, просматривать данные по счету, копировать их, затем переходить к другой базе и повторять те же действия.
Увидев решение, я решил попробовать его. Мы установили его и получили демо-период. Возможность протестировать решение и понять, как работают полученные данные, была ключевым фактором. Мы выгрузили данные из баз данных, собрали дэшборды и убедились, что процесс выгрузки данных рабочий. Кэш в отчете обновлялся автоматически, и мы получали необходимые цифры для принятия решений.
Можно сказать, что наличие возможности попробовать решение до его покупки стало ключевым фактором.
Специалист рассказал, что продукт значительно упростил его работу. Ранее он выполнял рутинные задачи вручную, но теперь ему достаточно нажать всего две кнопки. Для получения данных требуется всего пять кликов в каждой системе: они выгружаются и затем сводятся в аналитической системе, где выводятся в виде нужных цифр. Таким образом, часть работы автоматизирована, и она больше не занимает столько времени.
Специалист отметил, что может выполнять эти задачи самостоятельно, без помощи других специалистов. Раньше он рассматривал возможность делегирования этой работы коллегам или специалистам, но сомневался в эффективности такого подхода.
Оптимизировать процесс подготовки аналитических отчётов и презентаций для инвесторов и владельцев бизнеса, чтобы сократить временные затраты и повысить прозрачность контроля над ключевыми показателями эффективности (KPI).
Разработать систему сбора, консолидации и визуализации данных из разных источников для создания единого информационного пространства и наглядных отчётов.